交付項目與負責人
每份資料，都有人接著追。
區分「我方交出」與「要求收到」，設定負責人及交付期限，讓向誰收、要交給誰有清楚安排。
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提交管理
文件催了幾次，還沒收齊？
下包說已經寄了，信箱裡卻少一份試驗報告；補件傳進 LINE，又不確定哪一版才是這次要送的資料。用 Jobdone 規劃交件、收件與送審，讓工務內勤有依據追蹤，主管也能掌握文件準備到哪裡。
看看材料資料如何送審
工務內勤與工程主管的日常
花時間催文件，還得重新對版本。
材料型錄、出廠證明、試驗報告，分別向不同廠商索取。有人寄 Email，有人傳群組；收齊之後，還要確認內容、找主管審核，再準備交給業主。
把每次收件、補件與送審放回對應的提交紀錄，讓追蹤工作有共同依據。換人接手時，也能沿著原本的往來繼續處理。
提交計畫
誰要交什麼，什麼時候交？
先從對業主的交付日往前安排，列出要向下包收的資料、我方負責人與期限。用表格或甘特圖查看計畫，再連結實際提交單與送審案件，掌握準備情況。
必要文件與期限提醒
缺哪份，先核對清楚。
列出必要文件，由人員逐項確認齊備情況；設定期限前提醒，讓負責人提早查看缺件或尚未送出的工作。
材料送審情境
兩家下包的資料，準備交給業主。
鋼筋廠商要交材質證明與試驗資料，混凝土廠商要交配比設計與試驗報告。從收件開始，到內部確認、對外交付，每一步都留下處理依據。
- 01 / 邀請交件
分別請下包提供資料。
建立文件提交邀請，指定提交人、資料內容與期限，讓雙方知道這次要交哪些文件。
- 02 / 核對補件
少一份報告，接著原單補。
收到資料後審閱內容，發現缺件可退回修改，再接續下一版，保留同一提交單的往來歷程。
- 03 / 內部送審
資料準備好，交給審核人確認。
建立提交案件，加入實際要審的檔案，核對承辦人與審核流程後正式送審，讓確認工作有明確分工。
- 04 / 對外交付
內部確認後，再交業主。
另建對業主的提交單，附上應交版本並追蹤收件回覆；計畫負責人再依實際交付情形確認完成。
審核流程與版本紀錄
這次審哪一版，回頭查得到。
提交案件可套用審核流程範本，再確認本案的審核人、處理順序與天數。正式送審會建立本次版本，審查中的檔案鎖定，讓審核人依同一份資料確認。
需要修正時，循撤回或駁回重送流程處理；駁回後逐條回覆原因，再提交下一次送審版本。版本與意見有紀錄，減少只靠附件名稱辨認的困擾。
廠商交件版本
補件接續原本往來。
廠商修改後的提交資料，沿同一提交單保留歷次版本，方便核對前後內容。
內部送審版本
每次送審，有自己的紀錄。
提交案件以 Rev.1、Rev.2 等紀錄各次正式送審，區分廠商交件與我方內部審查。
主管看進度，內勤有依據
收到、核定、交付，分別看清楚。
資料收到不代表已經審核通過，內部核定也不等於已經交給業主。將計畫與提交單、案件建立關聯，查看實際狀態，再由負責人確認交付，讓進度有明確依據。
提交管理
追蹤文件怎麼交、審到哪裡。
管理交付計畫、廠商收件、補件版本與內部審核，讓文件往來接續到下一步工作。
文件中心
保存本案文件，需要時找得到。
文件中心著重專案資料的分類保存、搜尋與存取權限，與提交過程的進度管理各有用途。
了解文件中心 →常見問題
開始之前，你可能想問
可以用來管理材料送審資料嗎？
可以。例如材料型錄、材質證明與試驗報告，可先安排收件與交付計畫，再依需求建立提交單與內部審核案件。
下包補件需要重新開一張單嗎？
資料不齊時，可退回修改，沿原提交單接續下一版，保留前後往來。
收齊文件就會自動送審或完成交付嗎？
文件齊備、內部審核與交付確認分別管理。承辦人核對實際檔案後送審，計畫負責人依實際交出或收到日期確認交付。
公司的文件送審流程不同，可以協助設定嗎？
可透過 LINE 官方客服（另開分頁）討論，從 自助學習中心了解操作，或選購 PMIS 導入顧問服務協助規劃設定。
