成員上傳與歸檔
依權限保存本案資料。
透過成員權限及歸檔設定，管理文件的上傳、查看與審核，讓資料在專案中有清楚的保存位置。
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文件中心｜專案資料保存、搜尋與審核
查核要的文件，還在問誰存在哪裡？
查核委員或監造指定抽查文件，資料明明上傳過，卻不知道放在哪個目錄。用 Jobdone 文件中心集中保存本案資料，配合 PDF 內容索引、審核與權限設定，讓文件有地方歸檔，也有依據查找。
了解文件如何集中歸檔
工務所的文件困擾
檔案都存了，為什麼還找不到？
公司買了 NAS，也請各工地把文件統一上傳。但有人依日期分類，有人依廠商建目錄，還有人另開自己的資料夾。時間久了，資料在裡面，卻只有原本存檔的人知道位置。
為了方便搜尋，又得把文件資訊寫進檔名。新人接手後不熟悉命名規則，同一類文件出現不同名稱，查核前只好再次翻找、問人。
文件中心讓本案文件的查看、歸檔與審核有共同的管理位置，再以索引標籤補上查找依據，減少只靠目錄與檔名管理的負擔。
PDF OCR 文字辨識
找文件，不必只靠檔名。
掃描 PDF 沒有可搜尋的文字時，檔名就成了唯一線索。Jobdone 可透過 OCR 文字辨識，將文件內文資訊建立為索引標籤，讓後續搜尋有更多依據。
- 01 / 設定文件類別
先確認這類文件要找什麼。
依文件類別設定需要辨識的內文資訊與索引標籤，建立後續查找依據。
- 02 / 套用辨識設定
同類文件上傳，沿用既有設定。
之後上傳同一種類別的 PDF，可套用已設定的 OCR 辨識方式，不必每份文件重新規劃。
- 03 / 附加索引標籤
讓文件內容成為搜尋線索。
透過文字辨識，將對應資訊附加為文件索引標籤，減少把所有資料手動寫進檔名的工作。
- 04 / 查找文件
依索引找到需要的資料。
查核或日常調閱時，依建立的索引標籤搜尋，再開啟文件確認內容。
資料從工作流程留下來
該歸檔的文件，不必再搬一次。
文件中心是本案資料保存的位置。除了成員上傳，也能接續查驗與提交流程，減少工作完成後再下載、另存與重新分類。
查驗申請單
監造審核後，自動歸檔。
由檢查表發起查驗申請單，送監造審核後自動歸檔至文件中心，減少審核完成後再整理一份文件。
了解自主檢查表 →下包商提交資料
從 Email 連結收件，接續歸檔。
估驗階段需要下包商提供驗收文件時，可透過提交功能，讓下包商從 Email 中的連結上傳檔案，資料接續歸檔至文件中心。
審核與成員權限
誰能查看、誰來審核，先設定好。
文件有審核流程。
依專案需要設定文件審核，讓資料進入管理流程，再由相關人員確認內容。
資料依成員權限管理。
配合成員權限設定文件查看與歸檔範圍，讓專案資料集中保存，也保有合適的存取分工。
工程查核與監造調閱
查核問到哪份，回到本案資料找。
查核委員或監造抽查文件時，先從文件中心搜尋與調閱，再確認文件內容、審核情形與工程要求。資料集中、有索引、有審核，讓準備工作少一點臨時拼湊。
文件內容是否符合規範，仍由工程人員與審核單位確認。OCR 協助辨識與建立搜尋索引，讓人員更方便取得要檢視的文件。
常見問題
開始之前，你可能想問
跟把文件放在 NAS 資料夾有什麼不同？
文件中心除了集中保存專案資料，也提供 OCR 索引標籤、審核與成員權限管理，並接續查驗申請及下包商提交資料的歸檔流程。
掃描 PDF 只能靠檔名搜尋嗎？
可以透過 OCR 辨識文件內文，依文件類別設定索引標籤；同類文件後續上傳時套用設定，作為搜尋依據。
查驗申請審核完，還要另外存檔嗎？
由檢查表發起並送監造審核的查驗申請單，審核後會自動歸檔至文件中心。
估驗需要下包商交驗收文件，可以怎麼收？
透過提交功能，下包商可從 Email 連結上傳要求的文件，資料會歸檔至文件中心。
想討論公司的文件分類與審核方式，可以找誰？
可透過 LINE 官方客服（另開分頁）討論，從 自助學習中心了解操作，或選購 PMIS 導入顧問服務協助規劃設定。
